Führung – Schlüsselkompetenz in erfolgreichen Teams und Organisationen
Warum fehlende Führung die Projektkosten explodieren lässt. Und wie gute Kommunikation hilft, diesen Fehler zu vermeiden!
In den Prinzipien hinter dem Agilen Manifest heißt es: „Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines (Entwicklungs-) Teams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.“ Das deckt sich mit meiner Erfahrung als (agile) Coach/ Projekt- und Konfliktmanager. Dabei entscheidet die Qualität dieses Gespräches maßgeblich darüber, ob ein Team agil arbeiten kann, oder ob Kostentreiber, Zeitdiebe und Motivationskiller das Team und die Prozesse blockieren.
Die Qualität des Gespräches beeinflusst unmittelbar das Handeln der Teams. Das zeigt ein einfacher Vergleich. Dabei habe ich Kommunikation von Führungskräften in durchschnittlich erfolgreichen oder gescheiterten Projekten mit der Kommunikation in erfolgreichen Projekten und Teams verglichen. Ich hatte diesen Vergleich gemacht, weil ich selbst von den Ergebnissen einzelner Gespräche überrascht war. Die Qualität der Gesprächsführung, die Vollständigkeit und das Ziel der dabei kommunizierten Botschaften, sind demnach - unabhängig von den verwendeten Methoden - entscheidend für den Erfolg und die Effizienz der Projekte und Teams.
Die Führungskräfte in gescheiterten Projekten reduzierten die Kommunikation ihrer Teams auf Botschaften mit den sachlichen Inhalten, die zur Steuerung der relevanten Prozesse notwendig sind. Die Führungskräfte der Teams in erfolgreichen Organisationen und Projekten steuern mit ihren Botschaften die Motivation, die emotionale Bindung der Stakeholder an die sachlich relevanten Prozesse. Im Ergebnis erreichen sie in der Sache so eine oft um das 4-9-fach höhere Effizienz, als die anderen Projektteams. Emotion sticht Argument. Emotionen lösen Handeln aus, Argumente Emotionen. Der Erfolg der guter Kommunikation besteht darin zu wissen, welche Emotionen bei wem welches Handeln auslösen. So brauchte z.B. ein Kunde, bei dem verschiedene Bereiche über Monate in der Sache um die Neuordnung ihrer Abläufe stritten, nur einen Nachmittag zur Klärung der emotionalen Blockaden. Im Anschluß haben sie, in gerade einmal 20 Minuten, alle strittigen Sachfragen dauerhaft und verbindlich gelöst.
Der Trick der erfolgreichen Teams ist: Ihre Führungskräfte kommunizieren in einem kontinuierlichen Feedbackprozess. Der Feedbackprozess erfüllt in der Gesprächsführung so die Aufgaben eines kontinuierlichen des Stakeholder- / Risiko- und Konfliktmanagements. Dabei werden die für die Motivation, die Beziehung und das Handeln wichtigen emotionalen Fragen kommuniziert. (Mit entsprechender Erfahrung und Struktur läuft das "automatisch" und effizient, abgestimmt auf die Größe der Organisation ab.) Damit können Widerstände und Blockaden bereits bei der Entstehung erkannt und gelöst, bzw. deren Eskalation vermieden werden. Umgekehrt ist der Versuch, diese emotionalen Themen aus der Kommunikation auszuklammern häufig Auslöser für Widerstände und Blockaden. So führt die Argumentation: "Bleiben Sie bitte sachlich. Bleiben Sie bei den Fakten.Wir brauchen ein Ergebnis in der Sache. Für (Ihre) Befindlichkeiten / Emotionen ist hier kein Platz ... " häufig zu einer Vervielfachung der Kosten und Aufwände und ist damit wohl einer der teuersten Sätze im Management.
Nicht die Emotionen oder die Aufforderung, sachlich zu bleiben, blockieren das Arbeiten. Die Blockade resultiert aus der Nicht(be)achtung oder der Ablehnung, die Emotionen des/ der Anderen als Feedback wahrzunehmen. Die Ablehnung gegen die Emotionen wird als Ablehnung gegen die eigene Persönlichkeit interpretiert. Dies führt zu emotionalen Impulsen. Deshalb wirkt auch der Versuch, die Aussage zu entschuldigen: "Das ist nicht persönlich gemeint." häufig konfliktverstärkend. Er schwächt die emotionale Bindung, die Beziehung zwischen Stakeholder, Projekt und Team zusätzlich.
Die Arbeit in der Sache kann also um so effizienter ausgeführt werden, wie es den Stake-holdern gelingt, den "Befindlichkeiten" den Platz zu geben, von dem aus sie die Stakeholder motivieren, sich in der Sache zu engagieren. Dafür müssen die Befindlichkeiten, Emotionen kommuniziert werden. Der Umgang mit Ihnen ist nicht schwierig, für Ingenieure, Techniker, viele Führungskräfte, Projekt- und Teamleiter aber ungewohnt.
Um den Umgang mit diesen Themen im Projekt- und Prozessmanagement zu vereinfachen, bietet es sich an, die Aufgaben des Stakeholder- Risiko- und Konfliktmanagements um diese Inhalte zu ergänzen und in einem kontinuierlichen Feedback-Prozess zusammenzufassen. Das erlaubt es, Zustand der Motivation der Stakehoder mit einem Framework zu erfassen und den bestehenden Managementsystemen zur Prozesssteuerung zur Verfügung zu stellen. Das erlaubt, dass auch weniger erfahrene Projektleiter schwierige Kommunikations- und Führungsaufgaben selbständig, sicher, schnell und verlässlich lösen können.
Der Haken? Es braucht Mut, auf einer für viele ungewohnten Ebene, in einer oft ungewohnten Art, andere als die gewohnten Inhalte zu kommunizieren. Aber es lohnt sich. Wenn Sie Fragen haben oder mehr dazu wissen wollen, rufen Sie uns einfach an, schicken Sie uns Ihre Kontaktdaten oder informieren Sie sich über unsere Angebote und Werkzeuge zur "Verhandlungsführung im Projekt- und Prozessmangement".