E-Mail versus neue Kommunikations-Tools Neue Lösungen müssen die E-Mail ersetzen

Die Arbeitswelt verändert sich ständig, Mitarbeiter arbeiten mobil und flexibel und Unternehmen brauchen Kommunikationswege, die sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. E-Mail ist schon lange nicht mehr die erste Wahl, Instant Messenger-Plattformen kommen wegen mangelnder Sicherheit und Datenschutz­richtlinien nicht in Frage. Es bedarf also neuer Technologien, die aktuell und sicher sind.

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Wir leben in einem Zeitalter, in dem wir uns ständig weiterentwickeln müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben – nicht nur in Bezug auf Kunden, sondern auch auf Mitarbeiterebene. Dazu gehört nicht zuletzt ein moderner Arbeitsplatz, ausgestattet mit neusten Technologien, angepasst an die Bedürfnisse der neuen Generationen. Auch flexible Arbeitszeiten und -orte zählen heute zum gängigen Angebot vieler Arbeitgeber. Und genau hier steckt die Krux: Wie kommunizieren Mitarbeiter untereinander, die zeitversetzt und ortsungebunden arbeiten? E-Mails sind hier schon lange nicht mehr die erste Wahl – Instant Messenger-Plattformen wie WhatsApp und Facebook Messenger kommen wegen mangelnder Cyber-Sicherheit und Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO nicht in Frage. Es bedarf also neuer Technologien, die nicht nur aktuell und nutzerfreundlich sind, sondern auch sicher.

Notfall- und Krisenkommunikation

Kommunikation in der Krise richtig meistern

E-Mail: früher und heute

Spürt ein Unternehmen erst einmal den Druck der agilen und dynamisch arbeitenden Konkurrenz und spiegeln auch die eigenen Mitarbeiter ihre Frustration über die zur Verfügung stehenden Technologien immer mehr nach außen, ist es höchste Zeit zu handeln. Denn: Interne Unzufriedenheit ist nicht nur schädlich für das Unternehmensklima, sondern auch für’s Geschäft. Sobald technisch versierte Mitarbeiter anfangen, Unternehmensrichtlinien und Technologien infrage zu stellen, kann schon von Schatten-IT gesprochen werden. Doch die Schatten-IT kann sich auch sehr schnell weiterentwickeln: Ist der Keim einmal gepflanzt und sich allgemeine Unzufriedenheit breit macht, bilden sich Gruppen, die inoffizielle Kommunikationswege nutzen, über die das Unternehmen keine Kontrolle mehr hat. Die Gefahren sind offensichtlich.

Es geht hier nicht nur darum, sich vom Kommunikationsmittel E-Mail zu lösen, nur weil es heute eine neue Generation von Arbeitnehmern gibt. Tatsache ist, dass E-Mails veraltet sind und eine Gefahr für Unternehmen darstellen. Die erste E-Mail wurde im Oktober 1971 verschickt und steht seit Ende der 90er Jahre als Synonym für die Kommunikation in Unternehmen. Hinter der E-Mail steckt viel Geschichte, aber auch viel Zeit und Gelegenheit für Cyber-Kriminelle, ihr Innenleben zu analysieren und Schwachstellen zu entdecken. Mit der Zeit hat sich herausgestellt, dass die E-Mail das Hauptziel für bösartige Angriffe geworden ist, ist sie doch das offensichtlichste Einfallstor in ein Unternehmen.

Nicht alles, was Gold ist, glänzt

Mehr noch: Im Report „Odds of a Bad Bet“ haben wir von Wire die Gefahren von E-Mails analysiert und festgestellt, dass ein Mitarbeiter statistisch gesehen dreimal häufiger einen Kollegen mit einer bösartigen E-Mail infiziert als den eigenen Partner mit der Grippe. Das liegt nicht etwa an einem vorsätzlichen Handeln des Mitarbeiters. Vielmehr erkennen die allermeisten Menschen einfach nicht, ob eine E-Mail bösartig ist. In den letzten 40 Jahren haben sich Cyber-Kriminelle alle Kniffe angeeignet, sodass sie schon lange in der Lage sind, gefährliche E-Mails unschuldig aussehen zu lassen oder sie so gezielt zu gestalten, dass sie vom Empfänger an Kollegen weitergeleitet werden. Diese Taktik zielt sowohl auf die Schwachstellen von E-Mails als auch auf das grundlegende menschliche Problem ab, das dem Glücksspiel ähnelt – wir sind manipulierbar. Und das Schlimme dabei: Es ist nahezu ausgeschlossen, dass ein Mitarbeiter eine solche Phishing-E-Mail identifiziert.

Warum das Risiko eingehen?

Fakt ist: E-Mails sind nicht nur veraltet, sondern können auch sehr gefährlich sein. Es gibt demnach genau zwei Möglichkeiten, mit dieser Erkenntnis umzugehen: Vogel-Strauß-Politik betreiben oder Handeln. Welcher Weg der Bessere ist, liegt auf der Hand. CEOs, Führungskräfte und Entscheidungsträger müssen sich gemeinsam bemühen, die Kommunikation ihres Unternehmens zu überdenken und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Cyber-Sicherheit ganz oben auf der Agenda steht. Viele Mitarbeiter fühlen sich nicht verstanden und verurteilen meist den CEO, der sich in ihren Augen zu wenig mit der Notwendigkeit eines modernen Arbeitsumfeldes auseinandersetzt. Es bedarf eines Kulturwandels: nicht irgendwann, sondern jetzt. Unternehmen müssen für Cyber-Bedrohungen gerüstet sein und von diesen unnötigen Glücksspielen Abstand nehmen. Denn: Es ist wichtig, dass Unternehmen die Bedeutung einer sicheren Zusammenarbeit verstehen – mindestens genauso wichtig ist es aber, dies auch den Mitarbeitern widerzuspiegeln. Keine E-Mails, keine Faxgeräte, Pager und USB-Sticks mehr – eine zukunftsträchtige Organisation sollte auf Kommunikationsplattformen setzen, die eine effiziente, wirtschaftliche und sichere Kommunikation gewährleisten. Schließlich ist die sicherste Möglichkeit, beim Glücksspiel nicht haushoch zu verlieren, gar nicht erst zu spielen. Oder im Unternehmenskontext: Cyber-Kriminellen gar nicht erst ein Einfallstor wie E-Mail zu bieten.

Über den Autor: Morten Brøgger ist CEO von Wire, einer Plattform für sichere Kommunikation und Zusammenarbeit. Er ist seit mehr als 20 Jahren in der Technologiebranche unterwegs und verfügt über umfangreiche Go-to-Market- und SaaS-Erfahrung auf dem US-amerikanischen und europäischen Markt. Zuletzt war er CEO bei Huddle, einer Content Collaboration Plattform. Weitere Stationen seiner Karriere umfassen Führungspositionen bei Syniverse, MACH, Sunrise Switzerland, TDC Denmark und ATEA.

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