| | Hallo du lieber Mensch, auch in dieser Mail erwarten dich wieder reichlich Praxis-Tipps und Links zu wertvollen Inhalten. Ich weiß, meine Mails sind oft sehr lang. Mir ist einfach wichtig, dass in jedem dieser Mini-Mail-Magazine wenigstens eine Information dabei ist, die dich weiterbringt. |
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| | | Eine individuelle Arbeitsgestaltung. |
| Die es mir ermöglicht: - Untertags ehrenamtlich im CaritasBildungszentrum tätig zu sein.
- Meine externen Termine stressfrei zu planen: Einkäufe ohne Zeitdruck zu erledigen oder eine Orchideen-Ausstellung zu besuchen.
- Zwischendurch ein YT-Video anzusehen, wenn meine Konzentration abnimmt.
- Mittags frisch kochen zu können.
- Zu entscheiden, welche Projekte ich annehme oder ablehne.
- Frühzeitig auf saisonale oder kund*innenbezogene Schwankungen zu reagieren.
- Auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anforderungen von Auftraggebenden einzugehen und ihnen somit einen, auf sie abgestimmten Service zu bieten.
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| Apps | Blogs | Bücher | Newsletter | Podcasts | Ressourcen | Tools |
| Warum ich dir Angebote (manchmal auch von Kolleg*innen) empfehle? - Du verpasst sie nicht.
- Und du kannst dir sicher sein, dass es gute und hochwertige Angebote sind. Denn ich filtere für dich vor.
- Übrigens: Ich empfehle dir nur, was ich selbst kenne und verwende.
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| Tool für begeisterte Mitmacher*innen |
| Wir alle kennen das: Meetings und Events können manchmal ziemlich einschläfernd und langweilig sein. Aber keine Sorge, ich habe heute einen tollen Tipp für dich, wie du deine Meetings und Events spannender und interaktiver gestaltest: Slido. Slido ist eine Plattform für die Interaktion mit dem Publikum bei Live- oder virtuellen Meetings und Events. Mit Slido holst du deine Zuhörer*innen mit Live-Abstimmungen, Fragen und Antworten, Quizzen und Wortwolken in die Präsentation. So wird diese zu einer Mitmach-Aktion, bei denen die Zuseher*innen nicht fadisiert auf TikTok abschweifen. Teilnehmer*innen treten einer Umfrage mithilfe eines QR- oder Event-Codes auf der Website bei. Neugierig geworden? Probiere Slido🔗 aus. Und wenn du eine Assistentin an deiner Seite haben möchtest, die dir hilft, deine Meetings oder Events zu einem vollen Erfolg zu machen, schreib mir. 📧 |
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| | Warum du Notion AI ausprobieren solltest, bevor es zu spät ist. |
| Die Notion KI (künstliche Intelligenz) ist jetzt für alle öffentlich zugänglich. Bisher war die KI kostenlos als Betaversion verfügbar – und ich konnte als Beta-Userin so bereits vorab die KI nutzen. Nun gibt es keine Warteliste mehr. Hast du sie schon ausprobiert? Das Angebot von Notion: - Du erhältst 20 kostenlose AI-Antworten pro Workspace-Mitglied. Die Aktion endet am 5. April 2023.
- Für USD 10,00 pro Mitglied/Monat kannst du anschließend die Notion KI als Add-on zu deinem Workspace hinzufügen. Auch zu dem kostenlosen Plan.
Für Kund*innen mit Plus-, Business- oder Enterprise-Plan und mit jährlicher Abrechnung gibt es einen Rabatt von 20 %.
In der linken Seitenliste unter Einstellungen (settings & members) – dann poppt ein neues Fenster links unten auf: Notion AI. Oder du aktivierst das Add-on unter upgrade. Die Notion AI ist darauf ausgerichtet: - Deine Arbeitsabläufe in Notion zu vereinfachen.
- Dir bei der Organisation deiner Gedanken zu helfen.
- Bestehende schriftliche Inhalte zu verbessern.
- Tags auf Grundlage des Inhalts zu setzen, sodass du Artikel später leichter findest und verwalten kannst.
- Zusammenfassungen aus bestehenden Seiten zu generieren.
- Neue Texte zu verfassen.
D. h., die KI von Notion nimmt Bezug auf die Seite, auf welcher du das Tool anwendest. 🟢 Wenn du noch kein Notion-Konto hast, erstelle es, indem du auf diesen Link🔗 klickst. [Werbelink] |
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| | Wie du das Beste aus unserer Zusammenarbeit herausholst: praktische Tipps für dein Onboarding. |
| Mitte März nahm ich an einem Online-Barcamp teil. In einer der Session dort wurde über Onboarding gesprochen. Onboarding: Was ist das? Das ist ein Begriff aus dem Personalmanagement. Mit dem „An-Bord-Nehmen“ sollen neue Mitarbeiter*innen schnell und effektiv in das Unternehmen und ihre Aufgaben eingeführt werden. Eine Unternehmerin berichtete, dass sie sich sechs Monate Zeit nehme, um einen Onboarding-Prozess zu erstellen. Damit es anschließend für sie leichter sei, die passenden Freelancer*innen zu finden. Und diese anschließend in ihre Branche einzuarbeiten. Folgende Vorschläge, wie ein Onboarding gestaltet werden kann, wurden in der Session genannt: - Im Terminbuchungs-Tool schon Fragen stellen.
- Per Formular Informationen einholen.
- Wenn du bei mir ein Kennenlerngespräch buchst, erhältst du anschließend einen Link zu einem Tally-Formular. Dort frage ich einiges ab – z. B. genaue Aufgaben; Starttermin; ist das Projekt zeitlich begrenzt oder suchst du langfristige Unterstützung; mit welchen Tools arbeitest du; bevorzugter Messenger-Dienst …
- Willkommens-E-Mail(s) oder -Pakete mit Informationen zur Zusammenarbeit.
- „Einfache“ E-Mail mit der Auflistung der benötigten Informationen.
- Einrichtung von Tools zur Zusammenarbeit – z. B. Trello, Asana usw.
- Workshop/Video-Call, um sich näher kennenzulernen.
- Dafür gibt es das Kennenlerngespräch bei Marias Office-Management: In diesem schauen potenzielle Auftraggeber*innen und ich, ob wir zusammenarbeiten können, ohne einander in die Haare zu kriegen. 😁
- Telefonat, wenn es z. B. schnell gehen muss.
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| | Du bist bereit für eine neue Herausforderung und hast dich für eine professionelle und effektive Unterstützung durch mich entschieden. 🤩 Wie bereitest du dich als Kund*in nun auf eine problemlose Zusammenarbeit vor? Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen werden: - Überlege dir im Vorfeld, welche Aufgaben du gerne outsourcen möchtest und welche Erwartungen du an mich als virtuelle Assistentin hast. Je klarer deine Vorstellungen sind, desto besser können wir gemeinsam daran arbeiten, deine Ziele zu erreichen.
- Also nicht nur „Ich suche Unterstützung beim E-Mail-Marketing“, sondern „Ich suche eine Person, die die von mir geschriebenen ungeordneten Texte in mein Newsletter-Tool einpflegt; die Überschriften formatiert; Fotos einbindet; den Newsletter gemäß Redaktionsplan an die definierte Liste sendet.“
- Erstelle eine detaillierte Liste mit den zu erledigenden Aufgaben und füge Fristen hinzu. Auf diese Weise kann ich dir helfen, einen realistischen Zeitplan zu erstellen und effektiver zu arbeiten.
- Organisiere deine Dokumente und Daten. Falls du mir Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren möchtest, stelle sicher, dass diese in einer übersichtlichen Ordnerstruktur organisiert sind. Auf diese Weise kann ich schneller auf die benötigten Dokumente zugreifen und effizienter arbeiten.
- Relevant: Verwende klare und eindeutige Bezeichnungen für deine Ordner und Dateien. Vermeide Abkürzungen oder Abkürzungen, die nicht selbsterklärend sind und vermeide generische Namen wie „Dokument1“ oder „Datei2“. Verwende stattdessen einen beschreibenden Namen wie „Report_Q1_2023“ oder „Marketingplan_2023“.
- Aus der Praxis: Gemeinsam mit einer Kundschaft erstellte ich eine Nomenklatur – so wissen alle beteiligten Personen, was mit RP gemeint ist.
- Überlege dir, welcher Kommunikationsweg für dich am besten geeignet ist und teile mir diese mit.
- Ich meine, auch als Kund*in, solltest du dich auf unser Kick-off-Meeting vorbereiten. Nur so können wir gemeinsam deine Erwartungen und Prioritäten besprechen und einen detaillierten Plan für unsere Zusammenarbeit erstellen.
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| | | Unter dieser Rubrik findest du Einblicke aus meinem Arbeitsalltag als selbstständige virtuelle Business Assistenz. |
| Im März kümmerte ich mich weiter um den persönlichen Austausch mit Menschen. So genoss ich ein köstliches Frühstück in der Wirtschaftskammer Wien. Dort hatte ich die Gelegenheit, mit Personen zu sprechen, die ebenfalls ein Bürodienstleistungsunternehmen haben. Spannend zu hören: Jede hat ein Spezialgebiet: - Eine Person etwa hilft pflegebedürftige Menschen in allen Belangen rund um die Korrespondenz mit Behörden.
- Während eine andere Scan- und spezifische Aufgabenunterstützung für Unternehmen anbietet.
- Und ich unterstütze Soloselbstständige bei Notion, beim E-Mail-Marketing und bei administrativen Arbeiten. 😁
Die Lesung von Dr. Andreas Salcher aus seinem Buch „Die große Erschöpfung und die Quellen der Kraft“ war ein weiteres Highlight. |
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| | So viel von mir für heute! Du hast Fragen, wünschst dir mehr Input zu bestimmten Themen oder benötigst Unterstützung, um all das umzusetzen? Lass es mich wissen und antworte einfach auf diese E-Mail 📧. |
| | Du hast die Mail nur überflogen? Okay, hier kurz und kompakt, worum es ging: | Geredet | Über die Möglichkeiten zur Gestaltung eines Onboarding-Prozesses. Und ich verrate dir, wie du als Auftraggeber*in dabei glänzt. | Getestet | Das KI-basierte Schreibwerkzeug von Notion. | Gefahren | Zu einer Orchideen-Ausstellung – aufgrund individueller Arbeitszeiten. | Gelernt | Büroservice: eine umfangreiche und vielfältige Welt. | Gefallen | Hat mir ein Tool, das aus gelangweilten Zuseher*innen bei Präsentationen und/oder Events begeisterte Teilnehmende macht.😉 |
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| Wer schreibt dir eigentlich? |
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| | deine Erfolgspartnerin für |
| Büroservice | Notion-Beratung | Content-Design |
| Steigere als Solo-Selbstständige*r deine Produktivität und Effektivität. Setze deine eigenen Fähigkeiten bewusst ein. Fokussiere dich so mit freiem Kopf auf deine Kundschaft. |
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| | P.S.: Wenn du eine Post aus dem virtuellen Büro verpasst hast, schau doch einfach im Newsletter-Archiv🔗 vorbei! Dort kannst du kostenlos in allen versendeten Newsletter stöbern. |
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| Erklärung Werbelink Dieser dient zur Orientierung und schnellem Finden des von mir beschriebenen Tools. Wenn du auf so einen gekennzeichneten Affiliate-Link klickst, wirst du auf die Seite des entsprechenden Unternehmens weitergeleitet. Solltest du dann ein Plus- oder Business-Abo abschließen, bekomme ich je nach Erfolg eine kleine Provision ausgezahlt. Teurer wird es für dich dadurch nicht – im Gegenteil, du sparst Zeit und Geld für die Recherche. Danke! Dadurch, dass du die Affiliatelinks verwendest, gehst du respektvoll und wertschätzend mit meinen Empfehlungen um. |
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| | | | Maria Schinner Marias Office-Management Virtuelle Business Assistenz Cordobaplatz 1/10/64, 1210 Wien, Österreich Impressum | Datenschutz |
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| | im Browser anzeigen | E-Mail gesendet an Du möchtest keine Post mehr aus dem virtuellen Büro erhalten? Schade ☹. Mit Klick auf den Abmelde-Link wirst du von allen Listen ausgetragen. Bitte beachte, dass du dann auch keine Informationen mehr zu gekauften Vorlagen oder Aktionen erhältst. Deine Informationen aktualisieren. |
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